Las facturas de tus agencias, escritas solas. El visto lo das tú.
Volca lee las reservas de tu PMS y escribe cada línea en la extranet de Expedia y de Hotelbeds. Se para antes de enviar nada y te enseña lo que ha puesto.
Hotelbeds · velocidad real
Lo que pasa cada semana
No es una vez al mes. Es todas las semanas.
Alguien de recepción o el contable se sienta a copiar reservas del PMS a la extranet de cada agencia, una por una. Y no se puede ir deprisa, porque cada línea es dinero: si se cuela un importe mal, no se sabe hasta que llega la remesa y no cuadra.
A mano
3–4 horas
cada semana · una mañana entera
+150 h al año. Casi un mes de trabajo, picando facturas.
- Expedia pide la referencia de una manera
- Hotelbeds pone la comisión en otra columna
- Los abonos llevan su propia cabecera
- Si una semana se salta, se acumula
Con Volca
Unos minutos
lo que tardas en repasar y dar el visto
Medido: una remesa entera de Hotelbeds en unos minutos, en un hotel de ciudad. Lo cronometra el propio programa, desde que se pulsa el botón hasta que ha terminado.
Cómo funciona
Rellenar, revisar, confirmar.
El programa escribe; tú miras lo que ha escrito, con las cifras delante.
Rellenar
Exportas del PMS el documento con las facturas de la semana —ese es el único paso que sigue siendo tuyo— y se lo das a Volca. Él escribe cada línea en la extranet con su referencia, sus noches y su comisión, y si una semana quedó sin pasar, lo dice antes de empezar.
Revisar
Te enseña lo escrito fila a fila y marca lo que conviene mirar: un importe raro, una comisión en otra columna, una factura repetida.
Confirmar
Confirmas tú. Queda guardado qué se envió y con qué importe, buscable por referencia, por si en enero hay que volver sobre ello.
Expedia, desde Volca · velocidad real
Expedia, en su extranet · velocidad real
Cada una pide las cosas de una manera, y con Booking el trabajo es el contrario: no se rellena nada, se comprueba que detrás de cada comisión que te cobran hay una estancia tuya. Y como cada hotel vende por donde le conviene, se pueden preparar otras además de estas: decidnos con cuáles trabajáis.
Y cuando llega el cobro
Lo cuadra el programa automáticamente, factura por factura.
Volca cruza la remesa que te pagan con las facturas que mandaste y te dice qué falta, qué viene repetido y qué se ha quedado por el camino. Con la referencia delante, para poder reclamarlo.
Precio
Todo puesto, y un mes para probarlo.
Treinta días dan para cuatro remesas completas: se prueba en vuestro ritmo de verdad, no a medias.
50 – 100 habitaciones
79 €
al mes, por hotel
101 – 150 habitaciones
119 €
al mes, por hotel
151 – 200 habitaciones
159 €
al mes, por hotel
Adaptación a vuestro hotel
Cada PMS saca el listado a su manera. Enseñamos a Volca a leer el vuestro, dejamos la extensión puesta en el navegador de recepción y hacemos con vosotros la primera remesa completa. Una sola vez, y solo si seguís después del mes de prueba.
250 €
- Las cuatro agencias, sin límite de facturas
- El cuadre de los cobros incluido
- Abonos y rectificativas, con la cabecera de cada agencia
- Historial de todo lo enviado, buscable por referencia
- Se entra desde cualquier ordenador de recepción
- Actualizaciones cuando una extranet cambia
Si al acabar el mes de prueba no ves el tiempo ahorrado, no pasa nada. Te damos de baja y no pagas ni un euro.
Precios por hotel, IVA aparte. ¿Más de 200 habitaciones o menos de 50? Escríbenos y lo vemos.
Preguntas
Lo que suelen preguntar
¿Sirve con cualquier PMS?
Sí. Volca trabaja con el listado de reservas que exporta el PMS que ya tenéis, sea cual sea, y se adapta al formato de cada uno. No hay que tocar el PMS ni montar nada: Volca se abre en el navegador, como el correo. Lo único que se instala es la extensión que escribe en las extranets, y es un clic. Nadie cambia de programa ni de forma de trabajar: cambia quién teclea.
¿Y si trabajamos con otras agencias?
Se añaden. Cada hotel vende por donde le conviene, así que además de Expedia, Hotelbeds, Sunhotels/WebBeds y Booking se pueden preparar las vuestras. Decidnos cuáles son y lo miramos.
¿Puede enviar algo mal sin que yo lo vea?
No envía nada por su cuenta. Escribe, se para y te enseña lo que ha puesto, fila a fila, marcando lo que conviene mirar. Confirmas tú.
¿Y si durante la prueba no nos convence?
Os damos de baja y no pagáis nada, ni la adaptación: solo se cobra si seguís después del mes.
¿Volca entra en nuestras extranets con nuestras contraseñas?
No, y no puede: nunca las ve. Entráis vosotros en Expedia y en Hotelbeds como cualquier día, y Volca escribe dentro de esa sesión que ya tenéis abierta. Vuestras claves de las agencias no salen de vuestro navegador.
¿Qué es la adaptación a nuestro hotel?
El listado de vuestro PMS traerá otras columnas, en otro orden y con otros nombres que el de al lado. Antes de daros la cuenta nos mandáis un listado de ejemplo y dejamos a Volca sabiendo leerlo, para que el primer día funcione a la primera en vez de pediros que le expliquéis vuestro propio fichero. Se hace una vez. Y si el día de mañana vuestro PMS cambia el export, se lo podéis volver a enseñar vosotros desde el programa, sin llamarnos.
¿Sirve para varios hoteles?
Sí. Cada hotel tiene lo suyo separado, con su propio historial, y se factura por hotel según su tramo de habitaciones.